Zvrk je modularna platforma za digitalno upravljanje predškolskim ustanovama. Svaki modul pokriva jasno definiran poslovni proces, od organizacije rada i svakodnevne evidencije do komunikacije s roditeljima, financija, izvještavanja i usklađenosti sa zahtjevima zaštite podataka.
Moduli se mogu koristiti kao cjelovit sustav ili kao dio šireg razvojnog puta digitalizacije ustanove.
Podaci uneseni u jednom procesu automatski stvaraju vrijednost u drugome, bez dvostrukog rada, ručnih prijenosa i nepreglednih paralelnih evidencija.
Temeljni moduli za organizacijsku strukturu, korisnike i operativni pregled svakodnevnog rada.
Modul za upravljanje djecom, grupama, objektima i osnovnom organizacijskom strukturom ustanove. Omogućuje centraliziran pregled profila djeteta, rasporeda po grupama, statusa upisa i svih ključnih podataka potrebnih za svakodnevni rad i daljnje procese u sustavu.
Modul za upravljanje korisnicima, ulogama i razinama pristupa. Podržava rad s roditeljima, odgojiteljima, stručnim timom, administracijom i upravom, uz jasno definirana prava pristupa koja osiguravaju da svaki korisnik vidi isključivo podatke relevantne za svoju odgovornost.
Modul za digitalnu evidenciju dolazaka, odlazaka, izostanaka i opravdanja. Ustanovi omogućuje točan operativni pregled prisutnosti djece, jednostavniju organizaciju rada i pouzdanu podatkovnu osnovu za prehranu, izvještavanje i obračun.
Evidencija osoba koje smiju preuzeti dijete, sa srodstvom, kontaktom i rokom valjanosti ovlaštenja te podatkom tko ga je i kada odobrio. Pri odlasku se bilježi tko je dijete stvarno preuzeo, a sustav odbija osobu bez važećeg ovlaštenja.
Strukturirani moduli za svakodnevno bilježenje, razvojno praćenje i kontinuitet rada stručnog i odgojnog tima.
Modul za bilježenje obroka, spavanja, aktivnosti, raspoloženja i drugih dnevnih informacija o boravku djeteta u ustanovi. Omogućuje standardizirano vođenje svakodnevne evidencije i roditeljima daje pravovremen, strukturiran uvid u tijek dana.
Uz dnevni uvid, podaci se prikazuju i kroz dulje razdoblje: kretanje prehrane i trajanja sna te raspodjela raspoloženja kroz tjedne i mjesece, s oznakom je li se stanje popravilo ili pogoršalo. Roditelj tako vidi ne samo kako je bilo danas, nego i kako se dijete mijenja tijekom vremena.
Dnevni unos moguće je i glasom (prepoznavanje govora radi samo na hrvatskom): odgojiteljica izdiktira bilješku za jedno dijete ili za cijelu skupinu, a tekst se piše na jeziku hrvatskom. Sama aplikacija dostupna je na hrvatskom, engleskom i njemačkom, a dokumenti se generiraju na jeziku korisnika.
Modul za dokumentiranje razvoja, aktivnosti i važnih trenutaka kroz tekstualne zapise, fotografije i druge sadržaje. Služi kao digitalni razvojni dosje djeteta i jača transparentnost prema roditeljima te kontinuitet praćenja unutar stručnog i odgojnog tima.
Fotografije objavljene u komunikaciji s roditeljima povezuju se s djecom koja su na njima, nakon čega se automatski upisuju u portfolio svakog označenog djeteta i uklanjaju dvostruki unos.
Sustav ne provodi prepoznavanje lica niti pohranjuje biometrijska obilježja — odabir je uvijek na odgojiteljici, uz upozorenje ako za dijete ne postoji privola za fotografiranje.
Modul za strukturirano bilježenje stručnih i pedagoških opažanja o razvoju djeteta. Podržava kvalitetnije praćenje kognitivnog, emocionalnog, socijalnog i tjelesnog razvoja te olakšava pripremu stručnih procjena i razgovora s roditeljima.
Svih devet obrazaca propisanih Pravilnikom o obrascima i sadržaju pedagoške dokumentacije (NN 83/01) vodi se u sustavu — matična knjiga djece, ljetopis, godišnji plan i program, knjiga pedagoške dokumentacije skupine („žuta knjiga“ — tjedni plan, dnevnik rada i zajedničke aktivnosti, s ispisom u propisanom formatu 25 × 35 cm ili A4), zapisnici sa sastanaka, evidencija stručnog usavršavanja, mjerna knjiga i moduli stručnih suradnika.
Zapisnik roditeljskog sastanka može voditi i roditelj zapisničar: odgojitelj označi koji su roditelji došli i odabere jednog od njih, roditelj upiše zapisnik i preda ga, a odgojitelj ga vraća na doradu ili zaključa, nakon čega ga čitaju roditelji skupine. Obrasci i izvještaji izrađuju se na hrvatskom, engleskom ili njemačkom, prema jeziku korisnika koji ih preuzima.
Obrazac se zaključava i odobrava, uz trag tko je to učinio i kada. Ustanova time zakonsku obvezu vodi na istom mjestu gdje već radi, umjesto u paralelnim mapama i tablicama.
Modul za praćenje antropometrijskih podataka, uključujući visinu, težinu i razvoj kroz vrijeme. Omogućuje ustanovi i roditeljima jasan pregled rasta i dodatnu podršku pravovremenom uočavanju važnih razvojnih pokazatelja.
Sustav prati kako se raspoloženje, san, apetit i prisutnost djeteta mijenjaju kroz vrijeme i upozorava stručni tim kada se obrazac primjetno promijeni u odnosu na dotadašnji.
Nije riječ o dijagnozi ni o procjeni djeteta, nego o tome da promjena koju je lako previdjeti u svakodnevnoj gužvi dođe pred osobu koja je zna protumačiti.
Službeni komunikacijski sloj za objave, razgovore, obavijesti i planiranje događaja.
Modul za formalnu komunikaciju prema roditeljima i osoblju putem objava, najava i informacija s mogućnošću kontrole vidljivosti po grupi, objektu ili cijeloj ustanovi. Predstavlja centralni komunikacijski kanal koji zamjenjuje nepovezane i neformalne alate.
Modul za izravnu i grupnu komunikaciju unutar službenog sustava. Omogućuje bržu koordinaciju osoblja i strukturiraniju komunikaciju s roditeljima, uz preglednost i kontinuitet koji nisu mogući u vanjskim kanalima.
Modul za distribuciju važnih informacija kroz in-app, push i email obavijesti. Njegova uloga je osigurati da ključne informacije stignu do korisnika na vrijeme, bez oslanjanja na ručno praćenje ili dodatne podsjetnike.
Roditelj jednom tjedno dobiva sažetak tjedna svojeg djeteta — prisutnost, raspoloženje, obroci i istaknuti trenuci — sastavljen iz zapisa koje je osoblje ionako unijelo tijekom tjedna.
Nitko ne piše dodatni izvještaj, a roditelj koji ne stigne pratiti objave svaki dan ipak ostaje u toku.
Modul za planiranje i pregled događaja, aktivnosti, termina i važnih datuma. Podržava bolju koordinaciju između ustanove, osoblja i roditelja te smanjuje potrebu za dodatnim objašnjenjima i ručnim obavijestima.
Odgojiteljica objavi slobodne termine za informacije, a roditelj sam odabere onaj koji mu odgovara — bez papira na vratima grupe i bez dogovaranja kroz poruke.
Jedan termin pripada jednom djetetu, roditelj vidi je li termin zauzet ali ne i čije je dijete na njemu, otkazivanje je moguće s obje strane, a podsjetnik stiže dan prije.
Informacije koje moraju biti točne, dostupne i vidljive upravo u trenutku kada su potrebne.
Modul za vođenje zdravstvenih podataka djeteta, uključujući alergije, kronična stanja, vakcinacije i relevantne zdravstvene napomene. Omogućuje sigurniji svakodnevni rad osoblja i osigurava da ključne informacije budu dostupne tamo gdje su potrebne.
Modul za planiranje i prikaz jelovnika te upravljanje prehrambenim informacijama. Pomaže ustanovi u boljoj organizaciji prehrane, roditeljima daje transparentan uvid u obroke, a osoblju olakšava rad s podacima vezanima uz alergije i posebne potrebe.
Sigurna pohrana, brza pretraga i uredniji rad bez raspršenih mapa i paralelnih evidencija.
Modul za sigurno upravljanje dokumentima vezanima uz djecu, korisnike i administrativne procese. Omogućuje pohranu, pregled i organizaciju važne dokumentacije bez oslanjanja na fizičke mape i raspršene lokalne evidencije.
Modul za brzo pronalaženje djece, korisnika, objava i drugih ključnih informacija kroz cijeli sustav. U praksi značajno skraćuje vrijeme dolaska do podataka i podiže ukupnu operativnu učinkovitost rada.
Podaci iz operativnog rada pretvaraju se u obračun, naplatu i kvalitetniji upravljački pregled.
Modul za upravljanje cjenovnim planovima, popustima, računima, uplatama i povezanim administrativnim procesima. Ustanovi omogućuje uredniji i pouzdaniji obračun, bolju kontrolu naplate i smanjenje operativnih pogrešaka u financijskim procesima.
Modul koji operativne podatke pretvara u upravljački pregled. Omogućuje praćenje ključnih pokazatelja kroz izvještaje iz područja prisutnosti, zdravlja, financija i drugih poslovno važnih procesa te podupire informirano donošenje odluka.
Središnje mjesto za podatke ustanove, objekte i grupe, uloge i ovlasti te uključivanje pojedinih modula. Ustanova koja ne koristi neki dio sustava jednostavno ga ne uključuje.
Uloge određuju tko što vidi, pa odgojiteljica, računovodstvo i roditelj ne dijele isti pogled na iste podatke.
Postojeća djeca, roditelji i osoblje uvoze se iz tablice odjednom, bez ručnog unosa jednog po jednog.
Obveze i poslovi koji ne stoje uz dijete, nego uz ustanovu — rokovi koje propisuje zakon, raspored ljudi i održavanje prostora.
Evidencija zdravstvenih obveza zaposlenika — sanitarna knjižica, liječnički pregled, TBC test i RTG pluća — s datumom pregleda i rokom isteka. Sustav sam upozorava na rokove koji se približavaju, 30 i 7 dana prije isteka te na dan isteka, pa ustanova ne ovisi o tome hoće li se netko sjetiti provjeriti popis.
Uz svaki zapis može stajati priložen dokument, a zaposlenik vidi isključivo vlastite podatke.
Planiranje smjena po objektima i grupama, s pregledom pokrivenosti i upozorenjem kada grupa ostaje bez osobe u smjeni. Radni dani ustanove se postavljaju, pa ustanova koja ne radi vikendom ne dobiva upozorenja za subotu i nedjelju.
Zaposlenici vide vlastiti raspored, a zamjene se traže i odobravaju unutar sustava umjesto dogovorom mimo evidencije.
Prijava kvarova i zadataka održavanja s pregledom stanja po fazama, od zaprimanja do rješavanja. Svatko u ustanovi može prijaviti kvar, a vidljivo je tko ga je preuzeo i dokle se stiglo.
Uz to, evidencija zahtjeva za nabavu s tijekom odobravanja, naručivanja i zaprimanja, tako da potrebe grupa i kuhinje ne ostaju na papirićima i u porukama.
Ravnateljica po kategoriji, razdoblju i objektu zadaje proračun nabave, a sustav uz potrošeno pokazuje koliko je ostalo i upozorava na prekoračenje. Procijenjeni i stvarni trošak vode se odvojeno.
Pregled prihoda i troškova spaja naplatu i nabavu po mjesecima: fakturirano, naplaćeno, potrošeno i razlika na jednom ekranu.
Sigurnost podataka i pomoć u radu kao temelj stvarnog usvajanja sustava u praksi. Svi moduli dostupni su i na webu i u mobilnoj aplikaciji za Android i iOS, koja je za roditelje besplatna.
Zvrk je razvijen za rad s osjetljivim podacima djece, roditelja i zaposlenika. Sustav podržava kontrolu pristupa, evidenciju aktivnosti i procese usklađene sa zahtjevima zaštite podataka, čime ustanovi daje višu razinu sigurnosti, odgovornosti i povjerenja.
Roditelj iz aplikacije sam preuzima sve podatke o svom djetetu u jednoj arhivi, uključujući fotografije i privole, kako propisuje pravo na prenosivost podataka (čl. 20. GDPR-a).
Uređen izlazak podataka iz sustava kada dijete ili zaposlenik odlazi iz ustanove, te propisan tijek postupanja u slučaju povrede podataka, s rokovima i evidencijom poduzetih koraka.
Kadrovski dosje zaposlenika koji napusti ustanovu ne briše se s njegovim članstvom, nego se čuva u zasebnoj arhivi dostupnoj samo osobama s pravom pregleda dosjea, uz bilježenje svakog pristupa.
AI funkcionalnosti služe kao podrška administrativnom i komunikacijskom radu, kroz pomoć u pripremi tekstova, sažetaka i drugih sadržaja. Vrijednost modula nije u samoj tehnologiji, nego u ubrzanju procesa i smanjenju administrativnog opterećenja osoblja.
Uz to, ravnatelj ima asistenta kojem se pitanje postavlja običnim jezikom — primjerice o naplati ili prisutnosti — a odgovor se temelji na stvarnim podacima ustanove. Asistent ne izračunava brojke sam, nego ih dohvaća iz sustava, pa ne može izmisliti iznos; kada podatak ne postoji, to izričito navodi. Radnje koje mijenjaju stanje uvijek traže potvrdu korisnika.
Asistent ne zaobilazi prava pristupa: svaki upit provjerava ima li korisnik pravo na taj dio sustava, a podatke o djeci vraća samo za djecu kojoj korisnik ima pristup.
Prijava pitanja i problema izravno iz aplikacije, s praćenjem statusa i poviješću dopisivanja na jednom mjestu. Ustanova ne ovisi o tome tko je kome poslao koji e-mail i kada.
Po objektu se bilježe temperature uređaja s korektivnom mjerom kad je vrijednost izvan granice, prijem hrane, termička obrada i prijevoz, plan i evidencija čišćenja, kontrole štetnika, dobavljači, edukacije i HACCP tim. Svaka izmjena traži razlog i ostaje zabilježena, a evidencije se ispisuju u PDF-u s mjestom za potpis. Ako za danas nedostaju očitanja, HACCP tim dobiva obavijest, a unos je moguć i na mobitelu, u obilasku kuhinje.
Osoblje upiše pronađenu stvar s opisom i fotografijom, uz objekt i skupinu. Roditelj koji je prepozna označi "To je naše", osoblje dobije obavijest, a stvar se zabilježi kao preuzeta. Nema više kutije u hodniku i pitanja u grupnom chatu.
Kad ravnatelj objavi raspored smjena, on se šalje u evidenciju radnog vremena u Šihterici, bez ponovnog prepisivanja. Povezivanje se radi jednokratnim kodom, djelatnici se uparuju isključivo po OIB-u, a sustav pokazuje koje djelatnike treba urediti prije slanja.
Isti sustav rješava različite probleme, od upravljanja ustanovom i pedagoške dokumentacije do roditeljske komunikacije i financijske administracije.
Bolji pregled rada ustanove, manje administrativnog kaosa i jasnija kontrola procesa, komunikacije i odgovornosti.
Manje vremena na ručne evidencije, više vremena za rad s djecom i kvalitetniju pedagošku dokumentaciju.
Više informacija, manje neizvjesnosti i jednostavnija komunikacija s vrtićem kroz jedan službeni kanal.
Brži obračuni, uredniji podaci i manje grešaka u svakodnevnim administrativnim procesima.
Zvrk nije skup izdvojenih funkcionalnosti, nego povezan operativni sustav za upravljanje ustanovom. Njegova stvarna vrijednost proizlazi iz toga što povezuje svakodnevni rad, komunikaciju, dokumentaciju, financije i upravljačke informacije u jedinstveno digitalno okruženje.
Kliknite na sliku za povećanje.
Zakažite prezentaciju i prođimo zajedno koji su moduli prioritet, kako se uklapaju u vaš rad i kojim tempom ima smisla uvoditi sustav.