Pravila Privatnosti / Privacy Policy

1. Uvod

Dobrodošli u Zvrk – AI platformu za vrtiće koja povezuje roditelje, odgojitelje i upravu. Poštujemo vašu privatnost i ozbiljno pristupamo zaštiti osobnih podataka, posebno podataka koji se odnose na djecu. Ova Pravila privatnosti objašnjavaju kako prikupljamo, koristimo i štitimo informacije kada koristite naše web i mobilne usluge.

2. Podaci koje prikupljamo

Prikupljamo sljedeće vrste informacija:

• Podaci o korisničkom računu: E-mail adresa, ime i prezime, te uloga u sustavu (roditelj, odgojatelj, voditelj, administrativno osoblje) prikupljaju se pri registraciji ili uvođenju korisnika.
• Podaci o djeci: Ime i prezime djeteta, datum rođenja, informacije o zdravlju (alergije, terapije, cijepljenje), fotografije, bilješke iz dnevnog izvještaja te podaci o prisustvu pohranjuju se isključivo u svrhu pružanja usluge vrtiću i roditeljima.
• Podaci o korištenju: Informacije o tome kako koristite platformu (npr. poruke, objave, dnevnici aktivnosti, evidencija dolazaka, jelovnici, dokumenti).
• Informacije o uređaju: Model uređaja, verzija operativnog sustava i push-token za dostavu obavijesti mogu biti prikupljeni radi ispravnog funkcioniranja mobilne aplikacije.

3. Kako koristimo vaše podatke

Prikupljene podatke koristimo za:

• Pružanje, upravljanje i održavanje platforme za vrtić.
• Omogućavanje komunikacije između roditelja, odgojitelja i uprave vrtića.
• Generiranje dnevnih izvještaja, AI sažetaka aktivnosti, jelovnika i obavijesti.
• Evidenciju prisutnosti djece i sinkronizaciju podataka između modula (npr. kuhinja i dolasci).
• Poboljšanje naših usluga i razvoj novih značajki platforme.
• Slanje push obavijesti i važnih informacija o radu vrtića.

4. Pohrana i sigurnost podataka

Vaši podaci sigurno su pohranjeni na poslužiteljima smještenima u Europskoj uniji. Svi podaci šifrirani su u prijenosu putem HTTPS protokola (TLS/SSL enkripcija). Provodimo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere za zaštitu osobnih podataka od neovlaštenog pristupa, izmjene, otkrivanja ili uništenja.

Ne prodajemo vaše osobne podatke niti podatke djece trećim stranama.

Obrada podataka usklađena je s Uredbom (EU) 2016/679 (GDPR).

5. Usluge trećih strana

Naša platforma koristi sljedeće pružatelje usluga (podizvođače obrade) koji pomažu u isporuci usluge. Svi navedeni pružatelji obrađuju podatke unutar Europske unije:

• Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Limited) — pohrana podataka, baza podataka, pohrana datoteka i izvršavanje aplikacije. Mjesto obrade: Europska unija.
• Azure OpenAI Service (Microsoft Ireland Operations Limited) — funkcionalnosti umjetne inteligencije opisane u točki 6. Mjesto obrade: Europska unija.
• Azure Communication Services (Microsoft) — slanje e-pošte iz aplikacije (obavijesti, pozivnice, potvrde).
• Google Play Services / Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Limited) — dostava push obavijesti na Android uređaje.
• Apple Push Notification Service (Apple Distribution International Ltd.) — dostava push obavijesti na iOS uređaje.

Osobni podaci ne prenose se izvan Europskog gospodarskog prostora. Preporučujemo da pregledate pravila privatnosti navedenih pružatelja usluga.

6. Obrada podataka putem umjetne inteligencije

Platforma Zvrk koristi umjetnu inteligenciju kako bi smanjila administrativno opterećenje odgojnog osoblja. Umjetna inteligencija koristi se za sljedeće namjene:

• Pretvaranje glasovnog unosa osoblja u strukturirane dnevne zapise, razvojna opažanja, objave i zapise portfolia
• Generiranje narativnih sažetaka dana i skupine namijenjenih roditeljima
• Generiranje mjesečnih izvještaja i sažetaka izvještaja
• Poboljšanje teksta koji unosi osoblje
• Generiranje tjednog jelovnika i analizu nutritivne vrijednosti obroka
• Prijedloge aktivnosti, analizu sentimenta i moderaciju sadržaja
• Prebrojavanje djece na fotografiji kao pomoć pri označavanju djece na fotografijama
• Očitavanje datuma s liječničke potvrde priložene uz prijavu izostanka

Obrada liječničke potvrde: kada roditelj priloži liječničku potvrdu uz prijavu izostanka, slika potvrde može se poslati usluzi umjetne inteligencije koja vraća isključivo datume radi usporedbe s prijavljenim razdobljem. Dijagnoza, simptomi, podaci o liječniku i ostali sadržaj potvrde ne obrađuju se niti pohranjuju. Rezultat je samo pomoć — potvrdu uvijek pregledava ovlašteni djelatnik ustanove, a neslaganje datuma prikazuje se kao upozorenje, ne kao odbijanje.

Obrada fotografija: kod označavanja djece na fotografijama sama fotografija može se poslati usluzi umjetne inteligencije, koja vraća isključivo broj djece vidljive na slici. Ne provodimo prepoznavanje lica niti pohranjujemo bilo kakva biometrijska obilježja u smislu članka 9. GDPR-a. Odluku o tome koje je dijete na fotografiji uvijek donosi djelatnik vrtića. Označavanje i upis fotografije u portfolio djeteta provode se samo uz privolu za fotografiranje.

Za navedene funkcionalnosti koristimo uslugu Azure OpenAI Service unutar Europske unije, uz sljedeće uvjete:

• Obrada se odvija isključivo unutar Europske unije
• Podaci se ne koriste za treniranje ni poboljšanje modela umjetne inteligencije
• Podaci se ne zadržavaju kod pružatelja usluge nakon obrade zahtjeva
• Obrada se pokreće isključivo radnjom korisnika ili automatiziranim postupkom koji je vrtić odobrio

Rezultati koje generira umjetna inteligencija savjetodavne su naravi i podliježu provjeri odgojnog osoblja. Ne provodimo automatizirano donošenje odluka niti profiliranje s pravnim učinkom na ispitanike u smislu članka 22. GDPR-a. Umjetna inteligencija ne postavlja dijagnoze niti donosi procjene o razvoju djeteta.

7. Posebna zaštita podataka djece

Zvrk je namijenjen vrtićima i kao takav obrađuje podatke djece isključivo temeljem suglasnosti roditelja ili zakonskog skrbnika te na temelju ugovornog odnosa između 4J Solutions – obrta i vrtića (kao voditelja obrade). Roditelji dostavom podataka o djetetu vrtiću daju privolu za korištenje platforme. Podaci djece nikada se ne koriste u marketinške svrhe niti se dijele s trećim stranama izvan opsega usluge.

8. Zadržavanje podataka

Osobne podatke korisnika čuvamo dok je korisnički račun aktivan ili dok je to potrebno za pružanje usluge vrtiću. Podaci o djeci brišu se u roku koji je dogovoren s vrtićem, a najkasnije po prestanku ugovornog odnosa. Ako želite zatražiti brisanje podataka, kontaktirajte nas.

9. Vaša prava

Sukladno GDPR-u, imate sljedeća prava u vezi s vašim osobnim podacima:

• Pristup: Možete zatražiti kopiju osobnih podataka koje imamo o vama.
• Ispravak: Možete zatražiti da ispravimo netočne ili nepotpune podatke.
• Brisanje: Možete zatražiti brisanje svojih osobnih podataka ("pravo na zaborav").
• Prenosivost podataka: Možete zatražiti kopiju podataka u strojno čitljivom formatu.
• Ograničenje obrade: Možete zatražiti privremeno ograničenje obrade vaših podataka.
• Prigovor: Možete uložiti prigovor na određenu obradu vaših podataka.

Za ostvarivanje bilo kojeg od ovih prava, kontaktirajte nas na info@4j-solutions.hr.

Imate pravo uložiti pritužbu nadzornom tijelu – Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), azop.hr.

10. Promjene ovih pravila

Možemo povremeno ažurirati Pravila privatnosti. Obavijestit ćemo vas o svim značajnim promjenama objavljivanjem novih Pravila na ovoj stranici i ažuriranjem datuma "Zadnje ažurirano". Savjetujemo vam da povremeno pregledavate ovu stranicu.

11. Kontaktirajte nas

Ako imate pitanja ili nedoumice u vezi s ovim Pravilima privatnosti, kontaktirajte nas:

Voditelj obrade / Izvršitelj obrade: 4J Solutions, obrt za računalno programiranje, vl. Vedran Jandrašinčec
OIB: 27824314046
Adresa: Milana i Naste Rojc 11 a, Bjelovar, Hrvatska
E-mail: info@4j-solutions.hr
Telefon: 00385 99 473 8017
Web stranica: https://zvrk.hr

Ako smatrate da obrađujemo vaše osobne podatke protivno propisima, imate pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu — Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb, azop.hr.

1. Introduction

Welcome to Zvrk – an AI platform for kindergartens that connects parents, educators, and management. We respect your privacy and take the protection of personal data seriously, especially data relating to children. This Privacy Policy explains how we collect, use, and protect information when you use our web and mobile services.

2. Data We Collect

We collect the following types of information:

• User Account Data: Email address, full name, and role in the system (parent, educator, manager, administrative staff) are collected during registration or user onboarding.
• Children's Data: Child's full name, date of birth, health information (allergies, medications, vaccinations), photos, daily report notes, and attendance records are stored solely for the purpose of providing services to the kindergarten and parents.
• Usage Data: Information about how you use the platform (e.g., messages, posts, activity logs, attendance records, menus, documents).
• Device Information: Device model, operating system version, and push token for notification delivery may be collected for the proper functioning of the mobile application.

3. How We Use Your Data

We use the collected data to:

• Provide, operate, and maintain the kindergarten platform.
• Enable communication between parents, educators, and kindergarten management.
• Generate daily reports, AI activity summaries, menus, and notifications.
• Track children's attendance and synchronize data between modules (e.g., kitchen and attendance).
• Improve our services and develop new platform features.
• Send push notifications and important information about kindergarten operations.

4. Data Storage and Security

Your data is stored securely on servers located in the European Union. All data is encrypted in transit using HTTPS (TLS/SSL encryption). We implement appropriate technical and organizational measures to protect personal data against unauthorized access, alteration, disclosure, or destruction.

We do not sell your personal data or children's data to third parties.

Data processing is compliant with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR).

5. Third-Party Services

Our platform uses the following service providers (sub-processors) that assist in delivering the service. All listed providers process data within the European Union:

• Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Limited) — data storage, database, file storage and application hosting. Place of processing: European Union.
• Azure OpenAI Service (Microsoft Ireland Operations Limited) — artificial intelligence features described in section 6. Place of processing: European Union.
• Azure Communication Services (Microsoft) — sending e-mails from the application (notifications, invitations, confirmations).
• Google Play Services / Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Limited) — delivery of push notifications to Android devices.
• Apple Push Notification Service (Apple Distribution International Ltd.) — delivery of push notifications to iOS devices.

Personal data is not transferred outside the European Economic Area. We encourage you to review the privacy policies of these service providers.

6. Artificial Intelligence Processing

The Zvrk platform uses artificial intelligence to reduce the administrative workload of teaching staff. Artificial intelligence is used for the following purposes:

• Conversion of staff voice input into structured daily logs, developmental observations, posts and portfolio entries
• Generation of narrative daily and group summaries for parents
• Generation of monthly reports and report summaries
• Enhancement of text entered by staff
• Weekly menu generation and nutritional analysis of meals
• Activity suggestions, sentiment analysis and content moderation

For these features we use Azure OpenAI Service within the European Union, under the following conditions:

• Processing takes place exclusively within the European Union
• Data is not used to train or improve artificial intelligence models
• Data is not retained by the service provider after the request has been processed
• Processing is triggered solely by a user action or by an automated process approved by the kindergarten

Output generated by artificial intelligence is advisory in nature and subject to review by teaching staff. We do not carry out automated decision-making or profiling producing legal effects on data subjects within the meaning of Article 22 GDPR. Artificial intelligence does not provide diagnoses or assessments of a child's development.

7. Special Protection of Children's Data

Zvrk is intended for kindergartens and, as such, processes children's data solely based on parental or legal guardian consent and on the contractual relationship between 4J Solutions and the kindergarten (as data controller). By providing the child's data to the kindergarten, parents give consent to the use of the platform. Children's data is never used for marketing purposes or shared with third parties outside the scope of the service.

8. Data Retention

We retain user personal data for as long as the account is active or as needed to provide services to the kindergarten. Children's data is deleted within the timeframe agreed with the kindergarten, and no later than upon termination of the contractual relationship. If you wish to request deletion of data, please contact us.

9. Your Rights

Under GDPR, you have the following rights regarding your personal data:

• Access: You can request a copy of the personal data we hold about you.
• Correction: You can request that we correct any inaccurate or incomplete data.
• Deletion: You can request that we delete your personal data ("right to be forgotten").
• Data Portability: You can request a copy of your data in a machine-readable format.
• Restriction of Processing: You can request a temporary restriction on the processing of your data.
• Objection: You can object to certain processing of your data.

To exercise any of these rights, please contact us at info@4j-solutions.hr.

You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority – in Croatia, the Personal Data Protection Agency (AZOP), azop.hr.

10. Changes to This Policy

We may update our Privacy Policy from time to time. We will notify you of any significant changes by posting the new Privacy Policy on this page and updating the "Last updated" date. You are advised to review this page periodically for any changes.

11. Contact Us

If you have any questions or concerns about this Privacy Policy, please contact us:

Data controller / Data processor: 4J Solutions, sole proprietorship for computer programming, owner Vedran Jandrašinčec
VAT ID (OIB): 27824314046
Address: Milana i Naste Rojc 11 a, Bjelovar, Croatia
Email: info@4j-solutions.hr
Phone: +385 99 473 8017
Website: https://zvrk.hr

If you believe we process your personal data unlawfully, you have the right to lodge a complaint with the supervisory authority — the Croatian Personal Data Protection Agency (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb, azop.hr.